Geef mensen en processen voorrang boven de technologie

Afhankelijk van de gereedheid van je organisatie kan je cloudtraject een hele ontdekkingsreis worden. Dit geldt voor de organisatie als geheel maar ook (en misschien vooral) voor je medewerkers. Lars Stigaard, Head of Public Cloud bij Sentia Denemarken, deelt enkele inzichten en adviezen.

Als je verzekerd wilt zijn van een succesvolle start van je cloudtraject, een soepel verlopend proces en duurzame resultaten, zal je moeten werken met verandermanagement. Je moet de huidige competenties van de organisatie in kaart brengen, de benodigde veranderingen bepalen en vooral je mensen motiveren voor de verandering. Een cruciale voorwaarde voor een succesvol traject is dat je je mensen en processen prioriteit geeft boven de technologie.

Adoptie is niet alleen een technische kwestie

Een geslaagde migratie naar de cloud gaat niet alleen over technologische oplossingen en gelikte spreadsheets. Medewerkers moeten eraan wennen dat dingen voortaan anders gaan en ze moeten opnieuw nadenken over werkroutines en tools. Dit stelt hoge eisen aan je medewerkers en is dan ook niet in één keer voor elkaar te krijgen.

Voor de betrokken medewerkers is dit vaak een hele omschakeling. Daarom moet je de taken, doelen en middelen ruim van tevoren definiëren. Mensen en processen spelen een doorslaggevende rol wanneer een organisatie wil migreren naar de cloud. En omdat veel medewerkers niet betrokken waren bij de voorbereidingen, is het belangrijk dat je ze aan boord krijgt voor de omschakeling.

Wat zijn de grootste hindernissen voor het personeel?

Het management van een bedrijf loopt altijd het risico dat ze onderschatten wat er gebeurt als medewerkers hun werkroutines moeten aanpassen. Het is een uitdaging om op een nieuwe manier te gaan denken. Vaste denkpatronen zijn daarom een belangrijke hindernis bij elke migratie naar de cloud.

Het is belangrijk dat je hier een positieve draai aan geeft. De interne weerstand heeft er ook mee te maken dat je mensen hun professionele expertise zo goed mogelijk willen gebruiken en een verschil willen maken voor de organisatie. Met nieuwe werkroutines in de cloud wordt de professionaliteit van medewerkers uitgedaagd, waardoor ze misschien een tijdlang minder efficiënt kunnen werken. Hoe kun je dit proces omzetten in een positieve ervaring?

Sleutelwoorden voor een medewerkersvriendelijke ervaring

Eerst en vooral moet je rekening houden met de individuele vaardigheden en omstandigheden van je medewerkers. Omdat iedereen een andere uitgangssituatie heeft, is het belangrijk dat je je mensen tegemoetkomt op het punt waar ze zich nu bevinden. Sommigen zijn van nature heel flexibel, terwijl anderen vaak terughoudend zijn.

Als je iedereen wilt mee krijgen, zijn heldere communicatie en realistische planning de sleutelwoorden. Beschrijf je plannen voor de cloud in duidelijke taal en leg op een begrijpelijke manier uit wat het doel van de transitie is. Waarom moeten we naar de cloud migreren? Wat zijn de voordelen voor het bedrijf? Wat zijn de voordelen voor de medewerkers?

In een effectief plan hou je er rekening mee dat veel medewerkers niet betrokken zijn geweest bij de voorbereidingen. Wees geduldig en stel realistische doelen, omdat anders de kans bestaat dat het proces ontspoort.

Concrete tools voor de omgang met veranderprocessen

Cloudmigratie is een proces dat alle medewerkers in de organisatie raakt in hun dagelijkse bezigheden. Hoewel Sentia in de eerste plaats een leverancier van managed cloud services is en geen HR-organisatie, zijn we zo sterk betrokken bij veranderprocessen dat we vaak nauw samenwerken met human resources.

Daarom wil ik graag twee concrete tools voorstellen die je kunnen helpen om mensen voorrang te geven boven technologie:

1. Wijs ambassadeurs aan die het proces helpen faciliteren en sponsoren. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers met een grote deskundigheid of mensen die heel goed anderen kunnen motiveren. Het kan ook iemand zijn die veel expertise in huis heeft maar juist sceptisch staat tegenover het project. Het hangt van de dynamiek in je organisatie af welke aanpak de beste is.

2. Definieer enkele realistische contactmomenten in het proces, zodat alle betrokkenen op de hoogte blijven van de ontwikkelingen. Het is belangrijk dat medewerkers het licht aan het eind van de tunnel kunnen zien. Contactmomenten helpen om duidelijk te maken dat het doel steeds dichterbij komt, vooral als je van tevoren duidelijk aangeeft wanneer deze mijlpalen worden bereikt.