Case: Het nieuwe cloudplatform van Sligro vangt seizoenspieken moeiteloos op

Sligro Food Group is een belangrijke speler in de Nederlandse horecawereld. Met ruim 5.000 medewerkers, 2.250 leveranciers en andere partners bedient het bedrijf maar liefst 610.000 klanten. Jorn van de Ven is Head of IT digital & CRM bij Sligro en verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de systemen die op die klanten zijn gericht. Hij gaat dus ook over het nieuwe horecaplatform. 

‘Onze markt is in tweeën gedeeld', legt hij uit. ‘In de segmenten food en drank. Toch willen cafés ook food bestellen en bestellen restaurants ook drank. Richt je je op één segment, dan kun je moeilijk voorzien in die secundaire vraag. Met een one stop shop kun je dat wel. Dat hier behoefte aan is, is duidelijk. Het platform is het grootste horecaplatform van Nederland aan het worden.’ Niet voor niets sloten Heineken en Sligro een strategische samenwerking. Heineken laat alle bestellingen en logistiek van zijn horecaklanten in Nederland via Sligro lopen. Deze klanten profiteren nu van de mogelijkheden van het nieuwe platform. 

Klantreizen in kaart

In 2019 begon Sligro met de werkzaamheden aan het nieuwe platform, intern bekend als versie 4.0. ‘We begonnen met de vertaling van de klantreizen naar het ontwerp van het platform’, licht Van de Ven toe. ‘We onderscheiden namelijk twee klantreizen. Een draait om snelheid en gemak – bijvoorbeeld voor een restaurateur die ’s avonds na sluiting nog snel de voorraad wil aanvullen. Bij de andere reis staat inspiratie voorop. Hierbij kun je denken aan het opstellen van een nieuwe menukaart, of aan een ondernemer die op zoek is naar ideeën voor een nieuwe formule.’

Seizoenspieken

Sligro keek niet alleen naar de klantreizen. Het platform moest opgewassen zijn tegen ‘seizoenspieken’ die de horeca kenmerken, bijvoorbeeld rond de kerstdagen. 

‘Sowieso is de continuïteit van het platform extreem belangrijk’, benadrukt Van de Ven. ‘Het platform moet altijd beschikbaar zijn. Aangezien de bestellingen voor onze klanten deel uitmaken van hun primaire proces, staat continuïteit bij ons voorop.’

Bestaand platform maakte het complex

Ondanks het uitbreken van de coronapandemie, halverwege het traject, besloot Sligro te blijven investeren in de ontwikkeling van het platform. Een complexe operatie, want het platform onderscheidt zich door zijn veelzijdigheid. Van de Ven: ‘We hebben een complex productaanbod, met bijvoorbeeld verschillen in gewicht en verpakking voor één en hetzelfde product, zelfs op klantniveau. Daarnaast werken we met verschillende rollen per klant. Zo kan een grote afnemer op hoofdniveau het assortiment bepalen en vervolgens meerdere inkooprollen definiëren. Toch zat de echte complexiteit vooral in het gegeven dat we al een platform hadden. Het is makkelijk als je met niets kunt starten, maar wij wilden de bestaande basis behouden dus die functionaliteiten moesten mee in de eerste release van versie 4.0.’

Uitdaging

Sligro ging de uitdaging niet alleen aan. Het liet zich ondersteunen door drie dienstverleners op digitaal gebied, waarvan Sentia er een is. Sentia specialiseert zich in het migreren, transformeren en beheren van bedrijfskritische applicaties in de cloud. Sligro ging niet over één nacht ijs bij de selectie haar partners. ‘We hebben gekeken naar onze behoefte aan ondersteuning, op het gebied van continuïteit, performance en capaciteit’, legt Van de Ven uit. ‘Daarmee kwam onze keuze al vroeg op een cloudomgeving te liggen. We zochten een partij die hier veel ervaring mee had. Een belangrijk criterium voor ons was de certificering van de dienstverlener. Het gaat dan om de certificering die Amazon Web Services aan haar partners toekent. Die moest ‘gold’ zijn, het hoogste niveau. Sentia voldoet aan die eis.’

Van de Ven: ‘Je kunt het inrichten van een cloudomgeving als dit niet aan een softwarepartner overlaten, die heeft dat niet als corebusiness. Aan de andere kant van het spectrum zitten de grotere partijen, die een breed scala aan cloudservices bieden, maar niet zo gespecialiseerd zijn in online business. Door te selecteren op die gold-status en door referenties na te trekken zijn we op Sentia uitgekomen. Ik had zelf in een eerdere rol overigens ook al een positieve ervaring met Sentia.’ 

Hackathon

Micha Kaltenecker, Cloud transition manager bij Sentia, schetst hoe zijn collega’s voor het eerst kennismaakten met de mensen van Sligro: ‘Een bijzonder onderdeel van ons selectietraject was een hackathon, waarbij onze mensen drie dagen lang met de mensen van Sligro in hoog tempo oplossingen voor diverse digitale uitdagingen hebben ontwikkeld. Zo konden we checken of de juiste competenties aanwezig waren en of het klikte op het menselijk vlak. Je weet dan meteen wat je aan elkaar hebt.’ 
Jorn van de Ven bevestigt dat de samenwerking met Sentia goed verloopt: ‘Ze hebben bewezen dat ze een uitdaging als de onze aankunnen. Ze brengen ook regelmatig nieuwe ontwikkelingen onder de aandacht en brengen best-practices in. Aan de andere kant houden ze niet rigide aan hun eigen aanpak vast. Ze willen graag meedenken en leren.’

Meerdere partijen, één team

Het drietal dienstverleners dat samen met Sligro voor het nieuwe platform heeft getekend, wordt gecompleteerd door de bedrijven SQLI (voorheen Osudio) en Amplexor. Hoe werken deze drie partners samen? ‘Ik wil niet dat partijen bij een probleem met de vinger naar elkaar gaan wijzen’, geeft Van de Ven aan. De drie dienstverleners overleggen wekelijks op operationeel niveau en maandelijks op strategisch niveau met Sligro. Micha Kaltenecker reageert: ‘In de praktijk klaren we met z’n allen de klus en trekken we met alle partners als één team op. We zijn tenslotte allemaal gebaat bij het goed functioneren van het platform.’

Continuïteit

Het nieuwe platform zag medio 2020 het licht. De uitrol, in een tijd dat de horeca het zwaar had, moest zo geruisloos mogelijk verlopen. Dat dit lukte, had ook te maken met de onderliggende digitale technologie waarop het berust. Hiervoor koos Sligro voor het cloudplatform van Amazon Web Services (AWS). Van de Ven: ‘Continuïteit is zoals gezegd voor ons het belangrijkste. We maken gebruik van een belangrijke voorziening van AWS, namelijk auto healing. Als er bij AWS iets defect raakt, wordt het automatisch vervangen. Verder draaien we in drie afzonderlijke zones, in drie verschillende datacenters. Zo vermijden we uitval. Ook heb je dan het voordeel van gefaseerd doorvoeren van aanpassingen, zonder dat het platform daarvoor tijdelijk uit de lucht moet.’

Schaalbaarheid

Van de Ven let behalve op de continuïteit ook op de schaalbaarheid van het cloudplatform. ‘Schaalbaarheid is voor ons belangrijk, met het oog op de seizoenspieken in onze markt. AWS zorgt ervoor dat het platform automatisch de juiste schaal krijgt, al naar gelang de ontwikkeling van de klantvraag. Ook onze kosten kunnen we met de mogelijkheden van AWS goed in de gaten houden. We hebben vastgesteld wat de ondergrens van onze afname is, het volume dat we altijd wel afnemen. Die capaciteit kunnen we vooraf reserveren, wat tot een flinke reductie van de kosten leidt. Sowieso vermijd je investeringen in hardware en houd je tegen variabele kosten de laatste stand van de techniek bij.’

Bottleneck is weg

Terugblikkend constateert Van de Ven dat Sligro niet meer zonder platform 4.0 zou kunnen: ‘De klanttevredenheid is sterk toegenomen. Waar we vroeger aparte websites hadden voor de ‘bestel-klantreis’ en de ‘inspiratie-klantreis’, hebben we deze nu kunnen integreren. Een ander voordeel is dat we van een eigen datacenter naar een cloudplatform zijn gegaan. We hebben nu geen zorgen meer of het platform de piekmomenten, rond Pasen en Kerst bijvoorbeeld, wel aankan. De bottleneck lag bij online, maar is daar nu weg.’

Marktplaatsmodel

Met de succesvolle lancering zijn de ambities van Sligro niet ten einde. Een uitrol in België staat op stapel. ‘Hierbij profiteren we opnieuw van de standaardisatie en schaalbaarheid van het AWS-platform. We gaan ook kijken of we meer innovatieve mogelijkheden kunnen inzetten, zoals personalisatie. Er zijn allerlei innovaties beschikbaar en die liggen op ons te wachten.’ 
Heel ambitieus zijn de plannen om het platform uit te breiden met aanvullende diensten voor de horeca, zoals services van uitzendbureaus of energieleveranciers. Van de Ven: ‘We kijken daarbij heel goed in welke behoeften van onze klanten we met ons horecaplatform kunnen voorzien. Het Marktplaatsmodel voor horeca, dat is ons doel!’

Dit artikel is in het FD verschenen.