Desktop Monitoring: Gemeente Den Haag keert veilig terug naar kantoor

28 juli 2020
SHARE

Collega’s die tijdens de pandemie naar kantoor gaan, hebben een veilige werkplek nodig. Zoals vele organisaties heeft de gemeente Den Haag haar fysieke kantoorlocaties aangepast op het overheidsadvies. De gemeente wil echter ook flexibiliteit bieden aan haar werknemers. Om centraal bij te houden of er niet teveel mensen op een verdieping aanwezig zijn, en bij te sturen waar nodig, ontwierpen we voor de Control Room een 1,5 IT Dashboard.

Controle gecentraliseerd

De Gemeente Den Haag werkt inmiddels sinds 2015 samen met Sentia aan de automatisering en continue verbetering van het complexe IT-landschap. Eén van de grootste successen daarbij is de 'Control Room'. 

Deze Control Room vormt een centrale plek binnen de gemeente waar alle relevante IT-data binnenkomt via de monitoring van onder andere bedrijfsprocessen, beschikbare resources, kritische applicatielandschappen, toeleveranciers en de eindgebruikerservaringen.

"De end-to-end monitoring draagt bij aan onze doelstelling onze medewerkers een echte moderne werkplek te bieden. Doordat IT-verantwoordelijken én managers nu, via overzichtelijke dashboards, allemaal dezelfde informatie inzien kunnen we sneller schakelen, beter samenwerken en datagedreven besluiten maken."
- René de Vos, Manager Control Room bij de gemeente Den Haag

Toen de overheid een gedeeltelijke terugkeer naar kantoor aankondigde, ontstond al snel de vraag een veilige werkplek, zonder de vrijheid van de werknemers in te perken of in dure nieuwe systemen te investeren. Vanuit de Control Room kon snel en relatief gemakkelijk het 1,5m IT Dashboard worden ontwikkeld.

 

Desktop monitoring

In het systeem zijn werkplekken als 'veilig' en 'onveilig' gemarkeerd. Vervolgens laat het dashboard real-time zien waar werkplekken in gebruik zijn, en wat de bezetting per locatie, per dienst en per etage is. De bezettingsgraad van een locatie staat centraal. Deze wordt berekend op basis van het aantal ‘toegestane’ werkplekken. Als er op een locatie 1350 werkplekken gemarkeerd zijn als ‘veilig’, en er zijn 850 computers opgestart, dan heeft het pand dus een bezettingspercentage van 63%. 100% bezetting betekent dat in principe alle werkplekken actief zijn en er dus niet meer medewerkers veilig kunnen werken.

Het niet 100% afbakenen van de 'onveilige' werkplekken was een belangrijke voorwaarde, waar de standaard reserveringstools geen antwoord op boden. Met behulp van het dashboard weet de meldkamer van de beveiliging wanneer het op een locatie te druk dreigt te worden en kan, indien nodig, ingrijpen en een andere oplossing bieden.

"Als een verdieping vol is, willen we niet die ene individuele collega dwingen bij een andere dienst te gaan zitten. Dan schuiven we liever met tafels en schermen of zoeken we een andere ruimte voor dat team."

Aan het eind van iedere week ontvangen de Stuurgroep 1,5m en het Gemeentelijk Management Team een rapportage waarop ze kunnen besluiten of er al meer medewerkers naar kantoor kunnen. Blijkt dat sommige afdelingen aanzienlijk meer gebruik maken van hun kantoorplek, dan kan het management besluiten meer ruimte voor hen beschikbaar te stellen.

 

Voorbeeld Sentia Dashboard Gemeente Den Haag

Het bezettingspercentage per pand (bovenste rij)

De aantallen actieve computers per pand (middelste rij)

Specifieke gegevens per verdieping, in dit geval Spui (onderste rij)

Actieve ‘niet-toegestane’ werkplekken en waar deze zich bevinden (rood)

 

Oplossingen vanuit huis

De Control Room beschikt over diverse integraties om de stabiliteit en performance van IT-onderdelen nauwlettend te kunnen volgen. Denk aan het monitoren van de digitale eindgebruikerservaring (Dynatrace), de performance van applicaties en werkplekken, maar ook het inzetten van machine learning om dreigende incidenten te voorkomen. De monitoringinformatie wordt geanalyseerd en gevisualiseerd met behulp van het dataplatform Splunk. Doordat zowel tooling op de werkplekken (Nexthink) als de tooling voor dataverzameling reeds aanwezig was, kon het dashboard snel ingericht worden.

“Het uitgangspunt was om het dashboard zo eenvoudig mogelijk in te richten, zonder dure sensoren om bewegingen te volgen. Wij hebben gekozen voor een aanpak waarbij als iemand inlogt op een vaste werkplek, we zeker weten dat er een persoon in het gebouw is. Door het aantal actieve werkplekken te monitoren, weten we dus hoeveel mensen aanwezig zijn. Er wordt enkel gekeken of een werkplek actief is, niet wíe er actief is, zodat de privacy van medewerkers en gegevens niet in het geding komt.” aldus Helge Kooistra, projectleider 1,5m van de Gemeente Den Haag."

Een stap naar de moderne werkplek

Het 1,5 meter dashboard geeft de Gemeente Den Haag grip op een veilige terugkeer naar kantoor. Maar ook op de lange termijn draagt deze ontwikkeling bij aan de moderne werkplek van de organisatie. 'Deze crisis leert ons dat we prima zonder de traditionele vaste werkplek kunnen. Natuurlijk willen we onze mensen, zodra het kan, weer verwelkomen op onze kantoren. Maar een dag thuiswerken of eens een andere locatie bezoeken wordt hierdoor een stuk makkelijker'.

Contact onze expert!

Meer over dit onderwerp? Stel nu jouw vragen en krijg een helder antwoord!

Contact onze expert ››

A little spark can lead to great things.
You just need to know how to ignite it.

Contact us using the form below or get in touch via +31 88 42 42 200 or info@sentia.com

Start to lead the way ››