Har din cloudstrategi en blind vinkel?

I takt med at flere implementerer cloud med succes, bliver både økonomiske fordele og datasikkerhed i cloud bedre dokumenteret. Men hvordan er det med brugernes adfærd? Kan den udhule investeringen? Vi ser på de værktøjer, man kan bruge til at regulere adfærd, og hvorfor det betaler sig at inddrage brugerne på rejsen.

Med cloud som vores kernekompetence følger vi udviklingen tæt hos ikke alene vores egne kunder, men også på markedet som helhed. Det er vores klare indtryk, at mange af de tidligere myter om cloudstrategier ikke længere gælder. Såvel økonomiske fordele som en høj grad af datasikkerhed kan i dag realiseres ved hjælp af en gennemtænkt plan for implementering, drift og udvikling.

Én ting er imidlertid de økonomiske kalkuler og den teknologiske platform, der baner vej for en cloudbaseret infrastruktur. En helt anden ting er medarbejdernes opbakning til de nye arbejdsrutiner. For med nye IT-systemer følger nye arbejdsrutiner, og hvis de bliver introduceret for pludseligt eller ikke virker logiske, kan det give intern modstand, så man som virksomhed ikke får realiseret det fulde udbytte.

Lars Stigaard, Team Lead Public Cloud i Sentia, zoomer ind på den tekniske del af adfærdsregulering og får sammen med Change Manager Louise Neel Høyer påtalt nogle af de problemstillinger, der kan opstå i forbindelse med forandringsledelse og transitionen til cloud.

Fra små vink til den store hammer

”Hvis en virksomhed skal implementere en succesrig cloudstrategi, får den kun det fulde udbytte, hvis medarbejderne bakker op og bruger løsningen fuldt ud, som den er tænkt. Hos Microsoft har man adgang til en lang række værktøjer fra det lille vink med en vognstang til en stor hammer. Den grundlæggende tankegang er, at man kan gøre det umuligt for medarbejderne at foretage noget, der kan kompromittere sikkerheden eller virksomhedens IT-politik” fortsætter Lars Stigaard. 

Styring af ressourcer og rettigheder

Du får som organisation mulighed for at styre filer på mange måder, så ingen bliver fristet til at benytte uautoriseret lagring og distribution:

”Filer kan mærkes, så de får bestemte egenskaber. Det kan være, at det kun skal være en bestemt gruppe af medarbejdere, der skal kunne redigere i dem eller printe dem. Måske kan de kun gemmes det rigtige sted, eller måske vil man gerne have styr på, hvor de åbnes. Gennem rettigheder kan man gøre det umuligt for en bestemt gruppe at arbejde uden om reglerne, mens andre i organisationen måske skal stå mere frit. I dag kan man differentiere systemet meget fintmasket”.

Det handler om en balancegang, hvor man ikke strammer infrastrukturen så meget, at den truer produktiviteten, men samtidig gør løsningen så sikker, at de dyrebare data ikke er i farezonen. For at kunne afveje virkemidlerne kræver det stor indsigt i arbejdsgange og dokumentflows.

”Hvis mærkning af filer og arbejdet med rettigheder og grupper er en del af en virksomheds cloudstrategi, er det afgørende at få kortlagt, hvordan dokumentflowet fungerer, og hvordan arbejdsgangene er, hvis man vil have alle medarbejderne med på rejsen. Ved hjælp af regler og systemer kan man gøre det svært eller helt umuligt for medarbejderne at gøre noget forkert, men det skal også give mening i de enkelte afdelinger for at vinde opbakning”, slutter Lars Stigaard.

Gør udvalgte medarbejdere til ambassadører

Louise Neel Høyer er Change Manager og partner hos Human Univerz. Hun arbejder med forandringsledelse på alle niveauer og har derfor stor indsigt i organisationer under forandring, og hvordan medarbejderne bakker op:

”Det er afgørende, at medarbejderne føler sig set og hørt, og det gør de netop, hvis man spørger ind til deres forhold og deres behov, før de nye rutiner bliver trukket ned om ørerne på dem. Implementeringen af nye arbejdsrutiner kan risikere at have en blind vinkel, fordi de ansvarlige er så fokuserede på ’den nye løsning’, at de glemmer, hvor bredt og hvor gennemgribende den påvirker alle dele af organisationen”.

Ingen medarbejdere starter fra nul, påpeger Louise Neel Høyer. De er ikke et blankt stykke papir, og man skal derfor kende deres arbejdssituation og respektere den for at få medarbejderne til at tage fuldt medansvar for den nye cloudløsning:

”Som mennesker har vi en begrænset mængde hjernekapacitet til rådighed til de mere komplekse opgaver i vores hverdag. Når en del af den skal engageres i for eksempel at lære at bruge nye programmer og systemer, så skal der være tid og plads til at gøre det. Ellers er der risiko for, at vi føler os på gyngende grund og derfor bevidst eller ubevidst får modstand mod det nye. En måde at imødegå dette på er ved at inddrage centrale medarbejdere tidligt i processen og lade dem byde ind med deres synspunkter, bekymringer og ideer. Når de oplever, at deres input er værdsat og bliver respekteret, vil de være mere positivt stemt over for den nye løsning, der skal ske, og kan endda blive nogle stærke ambassadører for løsningen”.

De fleste vil gerne bakke op

”Det er vigtigt ikke at nedprioritere inddragelse af medarbejdere, for de fleste er meget loyale og vil gerne bakke op, hvis de nye tiltag giver mening og gør virksomheden bedre. De nye tiltag skal bare ikke komme som en tyv om natten, og alle ansatte vil gerne have en forståelse af, hvor organisationen er på vej hen”, forklarer Louise Neel Høyer, der nævner en helt central forholdsregel, der kan hjælpe cloudstrategien tørskoet i land:

”Giv processen den tid, den skal have! IT-afdelingen har måske arbejdet med det store projekt i et halvt år eller mere, men for medarbejderne er det alt sammen nyt, og så er det, at de kan finde på at slå bak. Så et godt råd er at inddrage medarbejderne tidligt i processen, at orientere dem jævnligt, komme med de gode argumenter og måske gennemføre nogle pilotprojekter, så man kan samle erfaringer og dokumentere, at medarbejderne bliver hørt”.

Sådan undgår du den blinde vinkel

Hvis migrationen til cloud skal lykkes for virksomheden, taler det med andre ord for, at adfærdsregulerende tiltag går hånd i hånd med inddragelse af medarbejderne. Det er vigtigt at tage højde for faktorer som optimering af driften og økonomien, datasikkerhed og fleksibilitet, men det er lige så vigtigt at få medarbejderne med på rejsen.

Tidlig inddragelse, udnævnelse af ambassadører, udvikling af pilotprojekter og løbende orientering på baggrund af medarbejdernes reelle ønsker og behov – det er nogle af de værktøjer, der kan eliminere den blinde vinkel og åbne for det fulde udbytte af investeringen.